Social Media e Condominio

L’incessante progresso tecnologico a cui abbiamo assistito negli ultimi anni ha avuto notevoli ripercussioni sulla vita di tutti, e gli amministratori di condominio non fanno certo eccezione. Basti pensare a quanti servizi innovativi, come piattaforme, basi dati, programmi, software e servizi, si sono affacciati nel mondo dell’amministrazione condominiale al fine di coadiuvare quotidianamente i professionisti.

Se all’inizio tali servizi erano confinati allo studio “fisico”, ovvero al personal computer, oggi le cose sono decisamente cambiate.

Social Media e Condominio: dati trattati via smartphone e tablet

La telefonia mobile, considerevolmente mutata negli ultimi tempi, è entrata a far parte dei tanti “strumenti” di lavoro che tutti noi utilizziamo.

I telefoni moderni, i cosiddetti smartphone, ma anche i tablet, consentono infatti l’utilizzo di molti servizi e hanno caratteristiche che ben possono essere definite di Personal Digital Assistant. Quasi tutti, ormai, utilizzano modelli in grado di inviare messaggi multimediali (MMS), di connettersi a Internet, di navigare sul web, inviare messaggi di posta elettronica, anche certificata, utilizzare servizi di messaggistica istantanea (come ad esempio whatsapp, messenger o telegram), inviare, scambiare, gestire documenti digitali, accedere alle piattaforme social network.

Gli smartphone e le interazioni digitali che essi consentono andrebbero dunque, prima di tutto, considerate in base alla tipologia di utilizzo che ne facciamo. E’ infatti differente che siano utilizzati dal privato, “persona fisica” (l’interessato di cui abbiamo più volte parlato) per le proprie attività personali, oppure dall’utente che le utilizza anche per lavoro (l’utente “business”). Mentre il primo dovrebbe prestare maggiore attenzione ai propri dati e informazioni personali, affinché essi non siano esposti a possibili rischi di violazione, l’utente che ne fa un utilizzo anche lavorativo, laddove rivesta qualifiche da “titolare” o “responsabile” del trattamento, dovrà tenere a mente le tante norme che abbiamo esaminato nelle uscite precedenti.

Privacy e social media in Condominio

È essenziale avere la consapevolezza che l’utilizzo della tecnologia moderna, mediante smartphone o tablet, è soggetto alle norme in materia di protezione dei dati personali. Pertanto, laddove il Professionista utilizzi tali strumenti nella propria attività di Amministratore di Condominio, dovrà necessariamente applicare le relative normative privacy.

Non è certo questa la sede per una compiuta trattazione del tema, ci pare però importante sottolineare alcuni aspetti che un amministratore avveduto non dovrebbe ignorare.

Privacy e social media: informazioni trattate

L’utilizzo di sistemi e applicazioni scaricate dalla rete comporta il trattamento di dati personali: si forniscono dati per la registrazione (nomi, cognomi, indirizzi, soprannomi, numeri di telefono e indirizzi email, solo per citare i più comuni). Se si utilizzano sistemi che consentono l’invio di messaggi vocali, si trasmettono dati personali altamente “sensibili”, è importante sapere, innanzi tutto, a chi consegniamo le nostre informazioni; dove vengono trattate e, soprattutto da chi, perché e come. Come essere certi, per esempio, che il timbro vocale non possa essere replicato e utilizzato da terzi?

I sistemi di posta elettronica, soprattutto se “free”, non appaiono, a detta degli esperti, particolarmente sicuri. È quindi importante diversificare le credenziali (login e password) del proprio account email da quelle che si utilizzano per altri servizi e, soprattutto, da quelle dei “social” (Facebook, Linkedin, ecc.). Da prestare particolare attenzione anche alla selezione dei destinatari delle nostre corrispondenze email: l’invio di messaggi di posta elettronica al destinatario sbagliato (come ad esempio l’invio di un verbale di assemblea di approvazione del consuntivo e del preventivo per l’anno successivo ad un soggetto non appartenente al relativo Ente) costituisce un’ipotesi di data breach, ossia di incidente di violazione.

Se è doveroso dunque applicare un minimo di misure di sicurezza anche nell’utilizzo e nella gestione dei nostri telefoni e device vari, è altrettanto imprescindibile ricordare che l’utilizzo dei social network non è sottratto alle regole dettate in materia di protezione dei dati personali.

Privacy e social media: attenzione alla protezione dei dati personali

Qualora si pubblichino contenuti su piattaforme social, dobbiamo essere consapevoli che il loro utilizzo comporta il trattamento anche di ulteriori informazioni, e, non per ultimo, è bene essere consapevoli che i nostri “post” sono letti anche dagli iscritti alla piattaforma e, ove l’accessibilità non fosse stata limitata, da chiunque. Laddove, quindi, un amministratore intenda utilizzare i social network per lo svolgimento del proprio lavoro, dovrà tenere a mente le regole di base in materia di protezione dei dati personali.

Basti ricordare, per esempio, che la comunicazione tra due soggetti che, non avendone titolo, si scambiano informazioni riguardanti terze parti, configura una violazione di dati personali e potrebbe configurare un trattamento illecito.

È pertanto imprescindibile porre molta attenzione sia nell’utilizzo di social network per la pubblicazione di informazioni riguardanti la propria attività lavorativa sia nell’adozione di sistemi di posta elettronica e di messaggistica istantanea per comunicazioni lavorative, soprattutto se indirizzate a più persone (si pensi alle mailing list con destinatari in chiaro, in cui gli indirizzi siano visibili a tutti).

Un po’ di sana consapevolezza, insomma, nel moderno amministratore non deve mancare.

Avv. Andrea Broglia

2020-09-14T17:09:31+02:0021.10.2019|