Privacy Policy - VeryFastPeople

Informazioni sulla protezione dei dati personali

Informazioni in breve

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Very Fast People S.r.L. (di seguito anche la “Società”), che ha sede legale in Varese, Via Cavour n. 39 e sede operativa in Via Bernascone n. 16, P. IVA 02953010127, contattabile all’indirizzo della sede o mediante email info@veryfastpeople.it.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali che VFP tratta generalmente sono dati di tipo comune (dati anagrafici, di contatto, di residenza, indirizzi, identificativi online, dati di pagamenti, altri dati relativi alle unità immobiliari amministrate dalla propria clientela, ecc.).

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati e le informazioni sono raccolti e trattati in generale per consentire a VFP di fornire i propri servizi e le proprie prestazioni. In alcuni casi sono trattati per adempiere a obblighi di legge. In talune ipotesi VFP presta i propri servizi per conto di società terze, Titolari del trattamento; in tali casi le finalità sono stabilite dai rispettivi titolari e VFP esegue esclusivamente le operazioni che le sono richieste, in base a precise istruzioni.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Le basi giuridiche applicabili al trattamento delle informazioni sono costituite dalla necessità di dare corso a richieste precontrattuali, di adempiere a incarichi e di conseguenza di dare corso agli accordi pre, post e contrattuali, di adempiere ad obblighi di legge e in taluni casi per soddisfare un legittimo interesse. Nel caso di richiesta dell’interessato di ricevere comunicazioni commerciali o informative, la base giuridica è costituita dal consenso dell’interessato.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I tempi di conservazione tengono conto di diversi fattori. Di norma la conservazione è effettuata per il periodo strettamente necessario a perseguire le finalità per le quali i dati sono raccolti. Conservazioni ulteriori possono essere stabilite dalla normativa. In ogni caso il periodo è improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza.

DESTINATARI

Il Titolare si avvale, per determinati servizi e prestazioni, di alcuni soggetti qualificabili quali “responsabili del trattamento”, ossia di soggetti che trattano dati per conto del Titolare. Tali rapporti, come previsto dall’art. 28 del GDPR, sono debitamente contrattualizzati e vengono loro fornite precise e dettagliate istruzioni.

Il Titolare si avvale altresì di soggetti interni che sono debitamente autorizzati e istruiti per i trattamenti demandati, oppure accuratamente designati.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli interessati, oltre al diritto di proporre un reclamo all’Autorità di controllo, ossia al Garante della Privacy (www.garanteprivacy.it), hanno diritti che, come indicato nelle Informazioni complete qui di seguito, possono esercitare in qualunque momento e liberamente, contattando il Titolare all’indirizzo assistenza@veryfastpeople.it.

Informazioni complete

1. Titolare del trattamento e Contitolari

Very Fast People S.r.L. ha sede legale in Via Cavour n. 39 e sede operativa in Via Bernascone n. 16, Varese. Il numero di partita IVA è il seguente: 02953010127. E’ contattabile all’indirizzo della sede per posta ordinaria o mediante email all’indirizzo info@veryfastpeople.it.

1.1 Gruppo Florida e Contitolari

Very Fast People S.r.L. (VFP) fa parte del Gruppo Florida; in virtù di accordi interni, è specificamente incaricata di diverse attività e, in particolare, di quelle di marketing, comunicazione e commercializzazione di prodotti e servizi per i settori dell’energia elettrica e del gas, di servizi di manutenzione, di valutazioni dei rischi, di verifiche impianti, di servizi di postalizzazione e della fornitura di servizi e prodotti quali CRM e gestionali per Amministratori di Condominio.

VFP è incaricata anche di analisi del mercato e di ricerca di nuovi clienti, della formulazione delle offerte di servizi, della preparazione dei documenti necessari a contrattualizzare la vendita.

Per maggiori informazioni sul Gruppo Florida, si rimanda alla specifica informativa disponibile qui:
Florida_Informativa Privacy_01_2025.pdf.

Very Fast People S.r.L. ha stipulato accordi di contitolarità nel trattamento dei dati personali con:

Illumia S.p.A.
EnergyUp S.r.L. (https://www.energy-up.it/privacy.php).

La normativa privacy prevede la conclusione di un accordo di Contitolarità in tutti i casi in cui più Titolari del trattamento decidano congiuntamente finalità e mezzi del trattamento dei dati personali (cfr. Art. 26 del Gdpr).

1.2 Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

La Società ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati Personali (R.P.D., o Data Protection Officer, D.P.O.) che può essere contattato per ogni informazione e richiesta all’indirizzo: dpo@veryfastpeople.it.

2. Fonte e tipologie dei dati personali

2.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure preposte al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso della consultazione, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet. Questi includono indirizzi IP, domain names, indirizzi URL delle risorse richieste, l’orario della richiesta, sistema operativo e ambiente informatico dell’utente.

2.2 Dati forniti volontariamente dall'utente

Nel caso di compilazione dei form presenti sul sito vengono trattati i seguenti dati personali:

Dati anagrafici (nome, cognome);
Dati di contatto (indirizzo email, numero di telefono);
Dati professionali (ragione sociale, P.IVA, settore di attività);
Dati relativi ai servizi richiesti.

2.3 Dati raccolti durante convegni e manifestazioni

Durante la partecipazione a convegni, fiere ed eventi (organizzati direttamente da VFP o per conto di associazioni di settore), vengono raccolti, con formulari cartacei o elettronici:

Dati anagrafici e di contatto;
Informazioni professionali;
Interessi specifici relativi ai servizi offerti;
Eventuale materiale fotografico/video (previo consenso).

2.4 Dati da fonti terze

La Società raccoglie o riceve dati personali anche da:

Associazioni di categoria (previo consenso degli interessati);
Partner commerciali nell’ambito degli accordi di contitolarità.

2.5. Dati necessari alla gestione dei contratti con la clientela

La complessiva gestione dei rapporti contrattuali, sia con gli Amministratori o le Società di Amministrazione, sia con le singole unità Condominiali, comporta la trattazione di una notevole quantità di dati personali.

Amministratori
Nome, Cognome, CF, P.IVA, Codice progressivo, P.IVA, Segnalatore, Brand, Associazione di appartenenza, Posizione in associazione, Opinion Leader, Note, Hobby, Provenienza, Gestionale, Titolo, Data di nascita, Via, Numero Civico, CAP, Comune, Provincia, Regione, Nazione, PEC e codice intermediario SDI (entrambi per fatturazione elettronica), e-mail, telefono fisso, cellulare, fax.

Studi di Amministrazione (Società di persone, di capitali, associazioni professionali, ecc.)
Ragione sociale, P.IVA, nome legale rappresentante, CF legale rappresentante, Codice progressivo, Brand, Associazione, Provenienza, Gestionale, Opinion Leader, Via, Numero Civico, CAP, Comune, Provincia, Nazione, PEC (per fatturazione elettronica), e-mail, telefono fisso, cellulare, fax.

Enti condominiali e Condomìni
Ragione sociale, CF, P.IVA, codice progressivo, Via, Numero Civico, CAP, Comune, Provincia, Regione, Nazione, Unità minima fatturabile elettrico (contatore/POD), unità minima fatturabile gas (contatore/Pdr), Unità minima fatturabile “servizio” (dove prevista), Unità immobiliari (totale delle unità immobiliari presenti in condominio), fascia (da “minimo” a “massimo” unità immobiliari).

Proprietari e Condòmini
Dati anagrafici (nome, cognome), dati di contatto (indirizzo email, numero di telefono), dati relativi alle unità abitate, quote millesimali attribuite a ciascun condomino, dati di posizioni contrattuali, verbali, documenti, file di immagine e scansioni di documenti e materiali elettronici conferiti dai condòmini. In alcuni casi, previo consenso, utenze telefoniche private e/o indirizzi e-mail.

Altri dati
VFP tratta anche, per la gestione dei diversi rapporti contrattuali, dati di pagamento, dati bancari, dati necessari allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione dei bonus fiscali.

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

3.1 Finalità Contrattuali e Precontrattuali

Finalità	Base Giuridica
Gestione richieste di preventivi e informazioni	Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR
Esecuzione e gestione di contratti di fornitura servizi, erogazione servizi, supervisione controllo e qualità	Come sopra: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; Obblighi di legge: Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR; Legittimo interesse: Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR
Assistenza clienti e supporto post-vendita	Come sopra: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; Obblighi di legge: Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR
Gestione area clienti e fatturazione	Come sopra: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR e Legittimo interesse: Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR e Considerando 48 GDPR; Obblighi di legge: Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR
Programmazione attività, Gestione dei contenziosi, servizi di controllo interno, audit	Come sopra: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR e Legittimo interesse: Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR
Gestione clienti, contrattualistica, amministrazione, finanza, controllo, servizi ICT	Come sopra: Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; Obblighi di legge: Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR; Legittimo interesse: Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR e Considerando 48 GDPR: i titolari del trattamento facenti parte di un gruppo imprenditoriale o di enti collegati a un organismo centrale possono avere un interesse legittimo a trasmettere dati personali all’interno del gruppo imprenditoriale a fini amministrativi interni, compreso il trattamento di dati personali dei clienti o dei dipendenti

3.2 Finalità di Marketing e Comunicazione Commerciale

Finalità	Base Giuridica
Invio comunicazioni promozionali via email per servizi analoghi	Soft spam: si tratta di una eccezione alla normale “necessità” del previo consenso prevista dall’art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003, ossia del Codice della Privacy italiano (come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Il soft spam è relativo a comunicazioni promozionali di propri prodotti o servizi tramite l’indirizzo email fornito dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio e riguarda prodotti o servizi analoghi a quelli già acquistati. In tali ipotesi ogni interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Regolamento Europeo e, in particolare, quello di opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di tali comunicazioni (Art. 21 del Gdpr) e chiedere la cancellazione dei propri dati dalla banca dati.
Contatti telefonici per fissare appuntamenti commerciali	Consenso Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR
Marketing diretto tramite call center interno	Consenso Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR
Partecipazione a eventi e convegni	Consenso Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR
Attività promozionali sui social media	Consenso Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR

3.3 Finalità di Legge

Finalità	Base Giuridica
Adempimenti fiscali e contabili	Obbligo di legge Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR
Obblighi di legge in ambito commerciale	Obbligo di legge Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR
Gestione contenziosi e tutela diritti	Obbligo di legge Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR

4. Natura del trattamento

Obbligatorio: per le finalità contrattuali e di legge. Il mancato conferimento comporta l’impossibilità di erogare i servizi richiesti;
Facoltativo: per le finalità di marketing. Il mancato conferimento non pregiudica l’erogazione dei servizi ma impedisce l’invio di comunicazioni promozionali.

5. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali viene effettuato mediante:
- Strumenti informatici (sistemi CRM, database, piattaforme cloud);
- Modalità automatizzate (email marketing, analytics);
- Modalità tradizionali (documenti cartacei, archivi fisici).
La Società adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di protezione conforme al rischio, incluse:
- Cifratura dei dati sensibili;
- Controlli di accesso e autenticazione;
- Backup e disaster recovery;
- Formazione del personale autorizzato.

6. Durata del trattamento

Finalità	Periodo di Conservazione
Finalità contrattuali e di legge	Durata del rapporto + 10 anni
Marketing e comunicazioni commerciali	24 mesi dall’ultimo contatto
Convegni ed eventi	24 mesi dall’evento
Area clienti e fatturazione	Secondo normativa fiscale (10 anni)

7. Destinatari dei dati personali

I dati personali possono essere comunicati a:

7.1 Responsabili del Trattamento

Fornitori di servizi IT (hosting, cloud, manutenzione sistemi);
Provider dell’area clienti per gestione fatturazione;
Società di postalizzazione;
Società di marketing e comunicazione;
Consulenti, Agenti e Fornitori per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento.

Tutti i fornitori e i provider sono debitamente contrattualizzati ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

7.2 Contitolari del Trattamento

Illumia S.p.A. e EnergyUp S.r.L. (secondo accordi di contitolarità);
Altre società del Gruppo Florida.

7.3 Autonomi Titolari

Enti pubblici e autorità di vigilanza;
Istituti di credito e pagamento;
Consulenti legali e commercialisti;
Associazioni di categoria.

8. Trasferimenti internazionali

Alcuni trattamenti limitati possono avvenire tramite fornitori con sede negli USA:

Google Analytics (Google LLC);
Facebook Pixel (Meta Platforms Inc.);
Piattaforme podcast (Spotify, Apple Podcasts);
Servizi cloud (Google Workspace, Microsoft 365, AWS.

Tali trasferimenti avvengono sulla base di:

Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea;
Misure supplementari di protezione ove necessarie;
Garanzie adeguate secondo art. 46 GDPR.

Utilizzando tali servizi e provider VFP potrebbe trasferire alcuni dati personali a Destinatari che potrebbero trovarsi al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tal caso il trattamento dei dati avviene, come indicato, nel rispetto del Gdpr, il quale prevede che i trasferimenti si possono basare su una decisione di adeguatezza, sulle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o su un’altra idonea base giuridica. Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare scrivendo ai recapiti indicati nella sezione “Contatti”.

9. Social media e attività digitali

9.1 Presenze Social

Very Fast People è presente sui seguenti social network:

Facebook (Meta Platforms Inc.);
LinkedIn (LinkedIn Corporation);
Instagram (Meta Platforms Inc.);
Tik Tok (TikTok Technology Limited).

9.2 Finalità dei Social Media

Promozione di eventi e servizi;
Pubblicazione di contenuti informativi;
Sponsorizzazioni e advertising;
Gestione community e customer care;
Podcast e contenuti multimediali.

9.3 Cookie e Tracciamento

Il sito utilizza:

Cookie tecnici (necessari per il funzionamento);
Google Analytics (analisi del traffico);
Facebook Pixel (remarketing e conversioni);
Cookie di marketing (pubblicità personalizzata).

Per maggiori dettagli si rimanda alla Cookie Policy dedicata.

9.4. Personalizzazione dei servizi (profilazione)

Questa finalità si propone di analizzare i dati personali, in particolare quelli inferiti dalle attività degli utenti, anche raccolti dai browser, per migliorare i servizi (es. sito, eventi, comunicazioni promozionali) e mostrare contenuti che potrebbero essere di interesse e per poter inviare materiale informativo e promozionale personalizzato sui servizi e prodotti offerti dal Gruppo Florida.

Tale finalità potrà essere perseguita anche mediante l’utilizzo di cookie per pubblicità mirata (si veda la Cookie Policy) e l’analisi delle interazioni con i canali social.

In tal caso, il trattamento viene svolto da Very Fast People in qualità di contitolare del trattamento con il provider del social network utilizzato. Ciò avviene conformemente alle Linee guida dell’EDPB, il Comitato Europeo per la Protezione dei Dati, n. 8/2020 sull’uso dei social network; trovano quindi applicazione anche le privacy policy di detti provider che invitiamo a consultare.

Tale trattamento si basa sul consenso (Art. 6. 1., lett. a del GDPR), che è possibile prestare o revocare tramite il banner presente alla prima visita sul Sito per quanto riguarda i Dati Personali raccolti da browser e dispositivo (cfr. Cookie policy), i form di raccolta dati nei quali viene chiesto di esprimere preferenze per quanto riguarda i dati forniti e i dati inferiti dalle attività.

Il conferimento dei dati Personali per questa finalità è facoltativo e non pregiudica l’erogazione dei servizi. Se non si desiderano servizi personalizzati o contenuti utili, è possibile revocare il consenso in ogni momento contattando il Titolare ai recapiti di cui alla sezione “Contatti”; per revocare il consenso all’uso di cookie di terze parti e per pubblicità mirata invitiamo a consultare la Cookie Policy.

10. Call center e contatti commerciali

10.1 Modalità di Contatto

Il call center interno di VFP effettua contatti telefonici per:

Fissare appuntamenti commerciali;
Seguire lead da convegni ed eventi;
Supportare la rete agenti;
Fornire informazioni sui servizi.

10.2 Liste di Contatto

Le liste utilizzate provengono da:

Consensi raccolti durante eventi e convegni;
Database associazioni (previo consenso).

Non vengono effettuate registrazioni delle chiamate telefoniche.

11. Diritti degli interessati

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l’interessato ha diritto di:

11.1 Diritti di Accesso e Controllo

Accesso ai propri dati e informazioni sul trattamento;
Rettifica di dati inesatti o incompleti;
Cancellazione (diritto all’oblio) nei casi previsti;
Limitazione del trattamento in specifiche circostanze;
Portabilità dei dati in formato strutturato.

11.2 Diritti di Opposizione

Opposizione al trattamento per finalità di marketing;
Revoca del consenso in qualsiasi momento;
Opt-out dalle comunicazioni commerciali.

11.3 Come Esercitare i Diritti

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può:

Inviare email a: assistenza@veryfastpeople.it;
Contattare il DPO: dpo@veryfastpeople.it;
Utilizzare i link di disiscrizione nelle email;
Scrivere alla sede legale.

12. Reclami e autorità di controllo

L’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali presso:

Sito web: www.garanteprivacy.it;
Email: garante@gpdp.it;
Indirizzo: Piazza di Monte Citorio, 121 – 00186 Roma.

13. Modifiche

Questa informativa può essere aggiornata periodicamente. Le modifiche saranno comunicate attraverso:

Pubblicazione sul sito web aziendale;
Notifica agli utenti registrati;
Comunicazione durante contatti commerciali.

14. Contatti