Il tema della privacy in condominio è diventato sempre più importante negli ultimi anni, a partire dall’entrata in vigore del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) nel 2018.

Ma quali sono i compiti dell’amministratore condominiale in tema di Privacy, e quali azioni dovrà adottare un condominio nel 2024 per evitare sanzioni e assicurare ai suoi condòmini una corretta gestione della normativa? Scopriamolo insieme.

Privacy 2024 in Condominio

I condòmini, secondo il Garante della privacy, sono tutti singolarmente titolari del trattamento dei dati per la gestione delle parti comuni dell’edificio e sono anche nell’insieme contitolari, gli uni nei confronti degli altri, in relazione al trattamento dei loro dati personali.

Di conseguenza, il condominio nel suo insieme diviene soggetto a cui si applica il regolamento Ue 16/679, che disciplina i trattamenti dei dati personali e si rivolge soprattutto ai titolari e ai responsabili del trattamento.

In ambito condominiale e in relazione all’attività di mandato, il responsabile del trattamento sarà l’amministratore, laddove nominato ex articolo 28 del Gdpr (il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali).

Da qui nasce una serie di obblighi imposti dalla normativa europea, che si vanno a integrare con quelli già presenti nella normativa nazionale.

Così, se da un lato l’amministratore ove nominato responsabile deve essere un soggetto che dia garanzie sufficienti in termini di adozione di procedure tecniche ed organizzative adeguate al rischio, dall’altro il condominio (e per esso l’amministratore) è tenuto a mettere a disposizione degli interessati un’informativa nella quale siano contenuti tutti gli elementi previsti dall’art. 13 del Gdpr, e ad effettuare una corretta gestione del registro anagrafe.

L’amministratore, infatti, può trattare nello svolgimento del suo
mandato soltanto alcuni specifici dati: nome, cognome, codice fiscale, residenza o domicilio, tipologia del diritto vantato sia esso di natura reale o obbligatoria, millesimi di proprietà e, in generale, per obbligo di legge, quanto previsto dal Registro dell’Anagrafe Condominiale.

Privacy 2024: registro dei trattamenti e consensi privacy

La tenuta del registro delle attività di trattamento è un tassello indispensabile per una corretta gestione privacy nel condominio.

Nel documento web 9047529 dell’8 ottobre 2018 il Garante della privacy ha pubblicato un provvedimento che traccia le linee guida sull’obbligo di tenuta di tale registro, specificando che «sono tenuti all’obbligo di redazione del registro, ad esempio: …. il condominio ove tratti «categorie particolari di dati» (esempio delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche ai sensi della legge 13/1989; richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche relativi a sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali)».

Oltre alla tenuta del registro delle attività di trattamento, per garantire la salvaguardia dei dati sanitari e personali dei condomini, sarà necessario effettuare una corretta gestione dei consensi privacy.

Privacy 2024: la preparazione dell’amministratore

La normativa vigente implica che l’amministratore presti garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate, in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti della normativa privacy e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato (Art. 28 del Gdpr).

Il principio in questione comporta la proattività (accountability) verso la norma, l’uso di misure adeguate di sicurezza, dei vari registri e procedure per la gestione delle password, degli accessi, delle violazioni, le procedure dii data breach e tutte quelle misure che
mitighino i rischi di perdita o distruzione dei dati e gli archivi sia cartacei sia informatici.

Privacy in condominio: i fornitori

Come gestire il rapporto con i fornitori che trattano i dati dei condòmini? Questi ultimi, nel caso in cui siano loro demandate attività di trattamento di dati personali, andranno nominati responsabili del trattamento.

Dovrà poi far seguito il controllo delle garanzie di accountability, possibilmente eseguendo appositi audit.

Nel caso di un condominio che abbia un dipendente (il portiere) che svolga compiti come lo smistamento della posta, il dipendente in questione andrà formato e nominato addetto al trattamento.

Consigli Privacy 2024:

La corretta gestione della privacy in condominio è fondamentale per tutelare i diritti dei condòmini e per evitare sanzioni. Affidati a un team di esperti in materia di privacy: possiamo aiutare il tuo condominio ad adempiere correttamente a tutti gli obblighi previsti dalla legge. Scopri di più sul nostro sito: https://www.veryfastpeople.it/

Strumenti utili Privacy:

• Sito web del Garante per la protezione dei dati personali: https://www.garanteprivacy.it/
• Modelli di informativa privacy e registro dei trattamenti: disponibili sul sito del Garante

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